7 Regeln für ein zielführendes Meeting

Florian Bundfuß  veröffentlichte auf XING einen spannenden Artikel, in dem er 7 Spielregeln für gut organisierte und erfolgreiche Meetings auflistete. Ich finde diese Punkte so präzise dargestellt, dass ich Sie an dieser Stelle gerne präsentiere und ein wenig weiter ausführe.

Wie können Sie Meetings erfolgreich gestalten? Sieben Tipps für Ihre effiziente Besprechungen:

(1) Zielsetzung vereinbaren: Legen Sie eine Tagesordnung fest und auch, wer für welchen Punkt verantwortlich ist. Definieren Sie klare Ziele: Was soll in diesem Termin erreicht werden. Geben Sie jedem Agendapunkt ein definiertes Zeitfenster.
Diesem Punkt ist eigentlich nichts hinzuzufügen. Allerdings setzen die Punkte eine gewisse Logistik voraus. Man muss sicher sein, dass alle Personen anwesend sind, die einen Tagespunkt präsentieren sollen. Die Frage ist, wieviel Raum für eine Diskussion eingeplant werden soll und was passiert, wenn Zeitlimits nicht eingehalten werden. Dies sind Punkte, die man bedenken soll.
(2) Beschreibung und Agenda vorab: Verschicken Sie die Agenda, eventuell weitere Informationen und Materialien, vorab. Die Teilnehmer sollten wissen, worum es geht und wie der Ablauf geplant ist.
Dies ist natürlich eine wunderbare Idee. Die Frage ist: Lesen alle die Unterlagen – oder werden diese einfach nur zum Meeting mitgenommen frei nach dem Motto: “Schauma mal, dann sehen wir schon”. Wie wird sicher gestellt, dass alle wissen worum es geht? Es muss also auch klar sein, dass alle Teilnehmer/innen des Meetings ausreichend Kapazitäten haben, sich vorzubereiten.
(3) Die richtigen Teilnehmer: Wesentlich für ein erfolgreiches Meeting ist die richtige Zusammensetzung der Teilnehmer. Und hier ist oft weniger mehr. Es sollten diejenigen eingeladen sein, die auch aktiv am Prozess beteiligt sind. Denn nur wer am Prozess beteiligt ist, kann auch Feedback geben.
Diesem Punkt ist nichts hinzuzufügen und sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Der ehemalige österreichische Fußballnationaltrainer wurde 2008 sehr dafür gescholten, als er meinte, dass er vielleicht nicht die besten, jedoch die richtigen Spieler nominiert habe. Er hatte Erklärungsbedarf. Es kann also passieren, dass sich der eine oder die andere “angepisst” fühlt, wenn er oder sie nicht eingeladen werden.
(4) Benennen Sie einen Moderator oder moderieren Sie selber: Eine Moderation ist sehr wichtig. Der Moderator ist zuständig für die Einhaltung des Zeitplanes und die Fokussierung auf das Wesentliche. Außerdem achtet er darauf, dass Nebensächliches nicht allzu lange diskutiert wird.
Dies ist ein Punkt, der heikel ist. “oder moderieren Sie selber…” Moderieren sollten Leute, die das können und die mit den zu besprechenden Prozessen nicht allzu viel zu tun haben. Moderator/innen kommt die wichtige Aufgabe zu, das Meeting zu leiten und dafür zu sorgen, dass es erfolgreich wird. Der Moderator oder die Moderatorin muss auf die selbstverordneten Spielregeln achten (siehe Punkt 1). Wenn ich selbst in den Arbeitsprozess involviert bin, sollte ich einen Moderator oder eine Moderatorin benennen. “Selbst moderieren” und  gleichzeitig Teil des Prozesses (vielleicht auch noch einen Tagesordnungspunkt präsentieren) zu sein, funktioniert in den wenigsten Fällen.
(5) Meeting-Regeln definieren: Erarbeiten Sie gemeinsam Besprechungsregeln, die für alle gelten. Diese Regeln sorgen für einen respektvollen Umgang miteinander und erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit. Hier eine kleine Auswahl: Pünktlicher Beginn, Handyverbot, keine Privatgespräche, respektvolles Zuhören, ausreden lassen, sachlich diskutieren, keine persönlichen Angriffe, kein Abschweifen.
Dieser Punkt gehört zur Moderation. Außerdem sollten die Spielregeln – zumindest was die Pünktlichkeit betrifft – bereits vor dem Meeting klar gestellt werden. Ferner liegen diese Punkte in der Verantwortung der Moderation. Die Moderation wird am Besten kurz darlegen, wie Sie das Meeting leiten will – und sich die ZUSTIMMUNG holen. Bekommt die Moderation keine ZUSTIMMUNG (und damit meine ich nicht ein “Jaja” oder ein wortloses Abnicken mit einem knurrigen “Meinetwegen) wird das Meeting sicher an Qualität verlieren.
(6) Visualisieren Sie die Ergebnisse: Halten Sie die Ergebnisse stichpunktartig auf einem Flipchart oder Whiteboard fest. Dazu gehört auch, die nächsten Schritte zu klären, wer für welche Punkte verantwortlich ist.
Auch ein Punkt, dem nichts hinzuzufügen ist. Dieser Punkt sollte von der Moderation erledigt werden.
(7) Protokoll versenden: Der Organisator des Termins sollte ein stichpunktartiges Protokoll an die Teilnehmer und an alle, die informiert werden sollen, versenden. Ein Protokoll sorgt für Klarheit und zeigt, dass das Meeting nicht unnötig war.
Ein ganz wesentlicher Punkt. Allerdings muss klar sein, wer das Protokoll abfasst. Hier empfiehlt es sich neben der Moderation noch eine weitere Person mit heran zu ziehen. Ein gutes Protokoll sollte nicht nebenbei verfasst werden. Der/die Protokollant/in soll die Aufmerksamkeit vollends auf das Meeting richten und sollte weder in die Moderation noch in die Präsentation involviert sein.
Florian Bundfuß hat eine tolle Richtlinie erarbeitet. Allerdings sind die To-Do-Punkte nicht ganz so einfach umzusetzen, wie man auf den ersten Blick glaubt. Generell ist eine gute Struktur in einem Meeting wichtig. Allerdings sollte man die Ressourcen nicht unterschätzen, die dafür notwendig sind. Ausreichend Zeit zur Vorbereitung, zusätzliche Ressourcen in Form von einer Moderation und einer Protokollführung sind ebenso notwendig, die ein gut ausgestatteter Raum. Nicht zuletzt ist die Motivation wichtig. Wie bereits angedeutet: Die Meetings müssen ernst genommen werden und der Wille sich an die Moderation zu halten, die Spielregeln einzuhalten und sich ausreichend vorzubereiten, müssen gegeben sein. Dies kann man nicht immer voraussetzen, da es hier um Themen wie Mitarbeiter/innenführung und Leadership geht. Implizit setzt die von Bundfuß vorgeschlagene Organisation voraus, dass Dinge einfach vorgegeben werden können, dass Arbeitsanweisungen befolgt und akzeptiert werden. Gerade wenn Mitarbeiter/innen gewohnt sind, dass Meetings ins Leere laufen, wird es sehr schwer durch eine neue und durchaus rigide Struktur die Akzeptanz zu erhöhen.

Sind erwachsene Lehrlinge (k)ein Thema für österreichische Betriebe?

lehrstelleMit dieser Fragestellung startete ich eine Diskussion in der Gruppe Personal auf XING. Ich wollte wissen, aus welchen Gründen 20plus-Bewerber/innen in Österreich nur sehr schwer Lehrstellen finden. Die Statistiken sind absolut klar: Zirka 85 Prozent der Lehrlinge sind in Österreich sind unter 18 Jahr alt (Quelle:ibw/öibf -Forschungsbericht Jugendbeschäftigung in Österreich 2014-2015), wobei die Studie auch festhält, dass das Durchschnittsalter der Lehrlinge im ersten Lehrjahr von 15,9 im Jahr 2002 auf 16,6 im Jahr 2016 gestiegen ist. Dies ist ein Indikator dafür, dass die Lehrlinge älter werden. Neben diesen Zahlen, erschien mir vor allem die Tatsache, dass vielerorts über fehlende Fachkräfte lamentiert wird,  ein wichtiger Stein des Anstoßes eine solche Diskussion zu initiieren.
Allerdings muss ich vorwegnehmen, dass die Diskussion eher bei deutschen Kolleg/innen auf Gehör stieß und auch die Beteiligung an der Diskussion überschaubar blieb. Auch dies ist ein Ergebnis, das Raum zur Interpretation lässt.

… Fehler korrigieren dürfen…

Ich möchte dennoch die wichtigsten Argumente der Diskussion um Lehrlinge, die bereits einige Berufserfahrung aus Hilfsjobs mitbringen oder sich schlichtweg neu orientieren möchten, anführen.
So wie auch in anderen Diskussionen, abseits des Forums, wird das Argument der “Formbarkeit der Lehrlinge” in die Waagschale geworfen. Man befürchtet, dass Lehrlinge, die schon einige Berufsjahre mitbringen, nicht mehr so formbar seien – respektive weniger lernfähig.  Hans-Peter Schulz warf diesen Evergreen in die Diskussion ein, um es im gleichen Tastenzug zu entkräften: “Aber ist ein Lehrling, der einen Fehler korrigieren will, bevor es zu spät ist, nicht genauso wertvoll?”
Ein weiteres Argument, das gerne angeführt wird: “Die bisherige Erfahrung muss passen.” Dies ist im normalen Recruiting von Fachkräften sicherlich richtig. Bei Lehrlingen halte ich den Aspekt  Erfahrungswissen für wichtiger. Menschen, die zwei bis drei Jahre in unterschiedlichen Jobs Erfahrung sammeln konnten, lernten bereits Arbeitsabläufe, Kommunikationsprozesse, aber auch etwas über die persönlichen Grenzen.
Als positiv wurde angemerkt, dass der Umstieg in Österreich leichter sei.  Stefan Köppel drückte es wie folgt aus: “Sicher läuft im Leben nicht immer alles “geradeaus”. Ich persönlich habe allerdings auch erlebt, dass Österreich für Berufseinstiege und -umstiege wesentlich offener ist als z.B. Deutschland.” Allerdings sind wir noch nicht so durchlässig, was Berufswechsel betrifft, wie es andere Länder sind – aber die Richtung stimmt. Ich denke, dass die Durchlässigkeit jedoch noch größer sein könnte. Aber es mehren sich in der Tat die Lebensläufe auf meinem Schreibtisch, in denen zwei Lehrabschlüsse aufscheinen.

Leidensdruck

Markus Kaminski legte den Fokus seines Beitrages auf die Form der Bewerbungen: “Das ist eine Frage des Leidensdrucks auf beiden Seiten. Wie viele Ihrer Schützlinge bekommen denn massenweise Absagen auf ihre Lehrstellenbewerbungen als Fleischer/Bäcker/Maurer/Schornsteinfeger? Zudem stellt sich die Frage, wie diese Bewerber ihr ehrliches Interesse an einer Lehrstelle in der avisierten Branche belegen können.” Die Motivation der Bewerber/innen ist in der Tat nur eine Seite der Medaille. Es ist natürlich eine alte Lehre im Recruiting, dass Unternehmen ihre Anforderungen senken oder ändern, wenn sich zu wenig qualifizierte Bewerber/innen finden lassen. Als Personaldienstleister sehe ich das im Alltag: Je höher der Leidensdruck des Unternehmens, desto leichter bekomme ich Zugang. Die Reaktion in der Lehrstellenfrage scheint jedoch eine andere zu sein. Laut dem ehemaligen Lehrlingsbeauftragten der Bundesregierung Egon Blum ziehen sich immer mehr Betriebe zur Gänze aus der Lehre zurück, weil sie keine passenden Lehrlinge finden. Er wird in der Tageszeitung “Kurier” zitiert:  “So haben von 2008 bis 2014 mehr als 7400 Lehrbetriebe in Österreich aufgegeben, die Lehrlingszahlen sind in diesem Zeitraum um mehr als 22.000 gesunken.” Dies zeigt, dass die Lehrlingsdebatte sehr komplex ist. Leider verebbte die Forumsdiskussion zu rasch, was vielleicht auch auf die Fülle an Beiträgen in der Gruppe “Personal” auf XING  zurückzuführen ist. Ich würde diese Diskussion jedoch gerne weiterführen und freue mich über entsprechende Posts und Kommentare.

Link: Diskussion zu Lehrstellen für erwachsene Lehrlinge auf XING

Netzwerken mit XING, Linked In und Co. – Eine “geistesfindung”.

https://pixabay.com/static/uploads/photo/2014/12/26/09/49/social-media-580301_640.pngEs ist doch herrlich Blogs zu lesen, die die gleiche Meinung und Ansichten vertreten. Das macht sehr sympathisch, denn gleich und gleich gesellt sich gern. Und man fühlt sich unter anderem bestätigt. So fand ich es spannend zu lesen, dass Jennifer Warkentin auf ihrem Weblog “geistesfindung” einen Artikel zum Thema Netzwerken verfasste, der im Wesentlichen die Message vertritt: Beim Netzwerken ist Altruismus eine wichtige Grundeinstellung. Oder wie ich es immer sage: “Geben ist wichtiger als nehmen”.

Aber der Reihe nach. Sie kennen das auch. Jetzt haben Sie doch überall die netten Profile auf Linked In, Xing und Co. ausgefüllt und sie bekommen keine Anfragen und Jobangebote außer die vom System generierten. Das ist frustrierend, liegt aber auch vielleicht an der Grundhaltung, die viele Menschen beim Bewerben an den Tag legen. Sie reagieren. So wie sie auf Stellenanzeigen reagieren, warten sie auch darauf, dass sie in den Profilen gefunden werden. Oder wie Jennifer Warkentin sagt:

Ich höre öfter mal Aussagen wie “Jetzt habe ich mich bei Xing und LinkedIn angemeldet, habe wie blöd Kontakte ausfindig gemacht und das war jetzt alles umsonst, da ist nichts bei rumgekommen, ich lösche meine Accounts wieder”.

Wer so denkt, sollte auch unbedingt die Account löschen, denn Netzwerke funktionieren wenig bis gar nicht, wenn sich alles nur um einen selbst dreht.

Die meisten Leute meinen, wenn sie nur reichliche Anfragen stellen und eine ansehnliche Kontaktliste vorweisen können, würden wie von selbst die Jobangebote und Nachfragen hereinflattern während sie Däumchen drehen. Aber warum sollte das passieren? Wenn ich meinen Lebenslauf ganz vielen Leuten in die Hand drücke, heißt das automatisch, dass ich Jobangebote erhalte? Wohl nicht unbedingt, die meisten werfen ihn weg im übertragenen Sinne.

In diesem Punkt stimmte ich mit der mir unbekannten Bloggerin vollkommen überein. Wenn Sie den Account nur passiv nutzen und warten, dass Wunder passieren, löschen Sie ihn. Wenn Sie die Accounts nutzen, um still und leise an informationen zu kommen, um up-to-date zu bleiben, dann behalten Sie ihn. Wenn Sie jedoch wollen, dass Response kommt, beackern Sie ihre Social-Media-Plattformen mit Content, Input, Antworten, Wortspenden. Machen Sie sich bekannt. Seien Sie derjenige oder diejenige, der oder die etwas zu sagen hat.

Ich kenne das nur zu gut aus Foren. Nur, wenn man regelmäßig in Interaktion mit anderen Schreiber/innen tritt, bekommt man auch response. Ansonsten wird man bestensfalls ignoriert. Aber auch hier ist es gut, sich nicht immer nur mit den gleichen User/innen auszutauschen, die auf der gleichen Wellenlänge surfen. Dies kann dazu führen, dass alle zwar “furchtbar lieb” zueinander sind, doch ständig im eigenen Saft kochen.

Das Problem ist ähnlich wie bei Webseiten und Internetauftritten. Nur etwas ins Netz zu stellen ist noch kein Garant dafür ein Star über nacht zu werden (ich weiß wovon ich rede). Da gehört eine gewisse Portion an Akribie, Selbstlosigkeit und vielleicht auch Glück dazu. Eine Website und ein Social Media Account müssen gewartet werden, ebenso wie ein eigenständiger Blog. Die Leute sollen doch aufmerksam werden, einen Nutzen haben, wiederkommen und im besten Fall eine Weiterempfehlung abgeben. Denn hier liegt ein weiterer Schlüssel zum Netzwerken verborgen. Empfehlen Sie mich weiter, ist das Mascherl, das wir an unsere Geschenke, die wir an die Community richten, geheftet haben. Also ganz so altruistisch ist es dann auch nicht.

 

Real-Life-Networking funktioniert auch nur wenn “geben-nehmen” angesagt ist

Außerdem war ich auch schon bei real-life-Netzwerkveranstaltungen, vornehmlich im Kunst- und Kulturbereich. Wenn alle nur bei der Veranstaltung sitzen um Werbung für die eigene Vernissage, das nächste Konzert etc. zu machen oder um irgendwo eine Möglichkeit für eine Ausstellung zu ergattern oder etwas ähnliches, werden diese Netzwerkveranstaltungen sterben, da Unausgewogenheit herrscht. Es sind zu viele da, die einen Nutzen aus dem Netzwerktreffen ziehen wollen, jedoch nichts anbieten können. Das funktioniert halt nicht.

Netzwerken funktioniert nach dem Schneeballprinzip. Nur es kann mitunter ganz schön anstrengend werden, bis der Schneeball zu Lawine wird.

 

Links:

Netzwerken klappt nur, wenn man an sich denkt

Blog “geistesfindung” von Jennifer Warkentin