Teammeetings erfolgreich gestalten

Quelle: www.pexels.com

Hand auf’s Herz. Haben Sie folgende Situation auch schon einmal erlebt: Sie sitzen bei einem “jour fixe” oder einer allgemeinen Teambesprechung. Der Abteilungsleiter (m/w) fragt, ob es akute Themen aus den Teams gibt. Die erste Reaktion ist … Tarata … Schweigen. Schlussendlich wagt sich doch jemand vor und bringt ein Thema à la “Es ist kein Klopapier auf dem Personal-WC” auf den Tisch. Et voilà! Wir haben eine Stellvertreterdiskussion, die tiefergehende Debatten verhindert. Sie werden jetzt vielleicht sagen… Ja? Na und?

Eigentlich müsste man den/die Kolleg/in loben, der/die den Mut hatte, irgendein Thema zu bringen um das Schweigen im Konferenzraum zu brechen. Schließlich fasste er/sie sich ein Herz und brachte überhaupt ein Thema auf. Der/die Kolleg/in legitimierte so den Zweck der gesamten Veranstaltung.

Die richtige Tagesordnung

Die meisten Tagesordnungen sind so gestaltet, dass man eher dazu geneigt ist, das Meeting schnell hinter sich zu bringen. Besonders ungeliebt ist der berühmte Punkt “Allfälliges”, den man auch gerne als “Abfälliges” bezeichnen könnte. Eigentlich handelt es sich um jenen Punkt auf der Tagesordnung, der es den Teammitgliedern ermöglichen soll, das eine oder andere Anliegen vorzubringen, das nicht von der Tagesordnung abgedeckt wird. Leider wird dieser Punkt meist zum Schluss angesetzt, womit die Aufmerksamkeit für wichtige Anliegen schwinden kann.  Mitarbeiter/innen, die ein Anliegen vortragen, müssen meist damit rechnen, dass der Beitrag nicht mehr richtig wahrgenommen wird, weil alle schon mit den Gedanken beim Mittagessen oder ihrer weiteren Arbeit sind. Man könnte ja mal mit dem Punkt “Allfälliges” starten… Aber Vorsicht: Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie über den Punkt “Allfälliges” nicht hinauskommen. Sie können natürlich auch bewusst am Anfang eines Meetings eine Frage stellen, die Ihnen persönlich unwichtig ist. Sie werfen also etwas in die Runde, an dem sich die Mitarbeiter/innen abarbeiten können. Beispiel: Wir streichen den Aufenthaltsraum in einer neuen Farbe. Welche Farbe sollen wir auswählen? Die Farbe sollte Ihnen “wurscht” sein. Nachdem man sich auf eine Farbe geeinigt hat, kann man mit anderen Themen arbeiten, die wichtiger sind.

Wieso werden in den Meetings die “wahren” Themen selten angesprochen?

Ich versuche die Frage mit einem Satz zu beantworten. Das operative Denken der Angestellten setzt andere Schwerpunkte als  das strategische Denken der Führungskraft, woraus das Gefühl der fehlenden Führung und des fehlenden Vertrauens entstehen kann. Oder anders formuliert: Die Menschen an der Basis, die Fachkräfte, haben andere Bedürfnisse und Themen als die Führungskräfte. Diese Unterschiede werden jedoch nicht als Bedürfnisse formuliert, sondern münden oft in Schuldzuweisungen (“Wer was nicht macht…”), was zu Konflikten führt. Ein “Nennt-mir-mal-schnell-ein-paar-Themen” für das nächste Meeting führt natürlich auch zu keinem guten Ergebnis.  Gönnerhaft die Möglichkeit zur Mitbestimmung einzuräumen ist meist wenig zielführend.

Mini-Intervision

Wie kann man das ändern? Vertauen ist nicht so schnell aufgebaut und fehlende Führung kann man selten einfordern.
Ein Mittel, um diesen vollkommen unterschiedlichen Umständen Rechnung zu tragen, kann eine Mini-Intervision sein. “Unter Intervision versteht man eine kollegiale Beratung, die auf Gleichrangigkeit, Freiwilligkeit und Eigenverantwortlichkeit beruht, also eine professionelle und lösungsorientierte Selbsthilfeberatung, bei der sich Gruppengruppenmitglieder gegenseitig beraten.” (Online Lexikon für Psychologie und Pädagogik)
Die Intervision führt nur dann zum Erfolg, wenn eine tatsächliche Gleichrangigkeit gegeben ist – dies ist jedoch selten der Fall. Schon gar nicht bei hierarchisch geführten Abteilungen und Unternehmen, aber auch nicht bei sogenannten “flachen” Hierarchien. Daher ist es wichtig diese Gleichrangigkeit herzustellen. Dies kann nur passieren, wenn das Meeting in einer Form stattfindet, die bestimmte Faktoren berücksichtigt. (1) Verschwiegenheit (2) Moderation statt Leitung (3) alle Themen müssen Platz haben. Sollte also ein “Jour Fixe” oder ein Teammeeting ohne fixe Tagesordnung auskommen und trotzdem in der Lage sein die Anliegen, Probleme und Anforderungen der Teammitglieder ernsthaft zu bearbeiten, empfiehlt es sich vor dem eigentlichen Meeting eine kurze “Intervision” zu starten, die einzig und alleine die Aufgabe hat, die Themen für das kommende Meeting und allfällige Anliegen zu beschreiben. In der gemeinsamen Beratung werden Themen gesucht und diskutiert, die einer Lösung zugeführt werden sollen. Der/die Moderator/in schreibt die Themen auf und wird die daraus entstehende Tagesordnung so präsentieren, dass kein direkter Rückschluss auf die “Ursprünge” möglich ist. Steht die Tagesordnung, soll”die Führungskraft” dazu geholt werden. Dies erfordert seitens der Führungskraft natürlich auch die Fähigkeit, sich auf die Themen einzulassen, die einem vielleicht nicht so in den Kram passen. Aber diese Fähigkeit ist notwendig um das Vertrauen der Mitarbeiter/innen  weiter zu gewinnen oder zu festigen. Sollte die Führungskraft dazu nicht in der Lage sein, können die Themen im kontrollierten Dialog erfragt werden (“Habe ich das so und so richtig verstanden…”) und dann gemeinsam bearbeitet werden.

TABU-Wort

Das Tabu-Wort ist eine vollkommen andere Methode um Meetings “spannender” zu gestalten. Eigentlich handelt es sich um eine Version des Bullshit-Bingos. Das Tabu-Wort ist eine feine Sache um Diskussionen stringenter zu führen. Es werden Begriffe gewählt oder vorgeschlagen, die in der laufenden Diskussion unbedingt vermieden werden sollten. Sollte es eine Tagesordnung geben, werden die Tabu-Wörter um die Tagesordnung herum gebaut und dürfen dieser natürlich nicht widersprechen und die Tagespunkte verunmöglichen. Wenn es also z.B. um einen Bericht des Controllings geht, wäre das Wort Forecast kein besonders zielführendes Tabuwort – außer man will eine Forecast-Diskussion verhindern. Wenn es um eine Personaldiskussion geht, könnte m an das Wort “Kündigung” als Tabuwort installieren. Und ein letztes Beispiel, das den meisten Leser/innen bekannt sein dürfte: Sollte in Meetings immer wieder das Thema Weihnachtsfeier auftauchen, so kann man dieses Wort zum Tabuwort erklären. Die Tabuwörter werden für alle gut sichtbar auf ein White-Board oder ein Flip-Chart vermerkt. Es ist alles andere als wurscht, ob die Tabuwörter gemeinsam festgelegt oder von der Leitung vorgegeben werden. Werden Tabuwörter vorgegeben, können sie natürlich auch zu einem Boykott führen. Einzelne Teammitglieder können die Gelegenheit nutzen, um mit den Tabuwörtern um sich zu werfen. Der Ablauf wird gestört, vielleicht auch um einen Lacher auf Kosten der Moderation zu gewinnen. Aber auch das ist ein Ergebnis, aus dem man Schlüsse ziehen kann.
Die Tabuwörter sollten also im Optimalfall gemeinschaftlich ausgewählt werden und/oder mit entsprechenden “Sanktionen” versehen werden. Wer ein Tabuwort bewusst oder unbewusst einsetzt, muss eine Leistung erbringen. Der Katalog sollte ebenfalls gemeinschaftlich festgelegt werden – und natürlich eine positive Sanktion beinhalten, die keinesfalls zu einem Gesichtsverlust führt. Dies können Kleinigkeiten sein: Protokoll schreiben beim nächsten Meeting (meist ungeliebt), einen Kuchen mitbringen etc.  Dadurch bekommt das TABU-Wort auch einen gewissen teamdynamischen Aspekt.

Links und Quellen:

http://lexikon.stangl.eu/4644/intervision/ –  Online Lexikon für Psychologie und Pädagogik