“Leider müssen wir Ihnen mitteilen” – Der Umgang mit Absagen

Finden Sie die richtigen Worte? Wie gehen Sie mit einer Absage um? Bewerbungsabsagen sind ein schwieriges Thema. Viele Bewerber*innen bekommen keine Antworten oder lediglich Standardabsagen. Auch ich habe vor Kurzem wieder so ein Beispiel erlebt. Trotz aktiver Ansprache durch das Unternehmen und persönlichem Gespräch wurde mir beschieden, dass “der Kunde” sich für einen anderen Bewerber entschieden habe. So weit,  so schlecht. Tatsache war jedoch: Ich wurde vom Personalunternehmen direkt angesprochen und nicht von einem Kunden. Die Absage, die ich erhielt, stammte also zweifelsohne aus dem Vorlagenordner. Über die möglichen Gründe für dieses Vorgehen habe ich schon in meinem Beitrag “Leider müssen wir Ihnen mitteilen – Die Absage” geschrieben. Kommen wir also nun zu ein paar Ideen und Verbesserungsvorschlägen!

Was können Firmen tun?

(1) Das gute alte “Eisschreiben”

Wie formuliere ich eine Absage so, dass der Bewerber oder die Bewerberin auch etwas mitnehmen kann. In einem konkreten Fall beschränkte ich mich auf die fachlichen Gründe und erklärte, dass eine aktuelle Praxis im Innendienst notwendig sei. Aus der Bewerbung sei nicht ersichtlich, ob der betreffende Kandidat Verkaufsgespräche in Englisch führen konnte… Ich versicherte dem Bewerber, dass wir die Bewerbung in Evidenz nehmen würden… Offensichtlich passte die Absage und das Interesse war sofort erloschen. Natürlich sicherte ich mich ab und blieb bei den rein fachlichen Gründen.

Ich verstehe, dass man sich als Personalabteilung oder Recruiter*in das Leben einfach machen will: Aber die Standardabsage, die besagt, dass ein anderer Kandidat oder eine andere Kandidatin noch “geeigneter” ist, sollte nur bei einer ersten Runde eingesetzt werden. Der Hinweis auf die Evidenz ist dennoch von Vorteil, weil er die Absage nicht ganz endgültig erscheinen lässt. Die Evidenz sollte jedoch auch gepflegt werden. Das ist keine neue Erkenntnis und auch nicht revolutionär, wird jedoch viel zu selten gemacht.

(2) Für jede Runde eine entsprechende Absage

Noch einmal: Standardabsagen aus dem Vorlagenordner ersparen Zeit. Legen Sie sich also mehrere Vorlagen für Absagen in ihrem Ordner ab. Bei der ersten allgemeinen Runde kann man ja die Absage allgemein belassen. Wenn Sie nach dem ABC-Prinzip bei der Selektion vorgehen (A-Kandidat*innen kommen eine Runde weiter, B-Kandidat*innen kommen auf den Vielleicht-Stapel und C-Kandidat*innen werden sofort abgesagt) sollten Sie drei verschiedene Absagen formulieren.

Absagen, die nach  Bewerbungsgesprächen verschickt werden, sollten auf jeden Fall persönlich gehalten werden. Sätze wie: “Wir haben und für eine*n Bewerber*in entschieden, der/die noch besser auf die ausgeschriebene Stelle passt” sorgen vor allem bei hochspezialisierten Kräften für ein ungläubiges Kopfschütteln. Bewerber*innen, die eine hohe Passgenauigkeit bei den fachlichen und ausbildungstechnischen Anforderungen mitbringen, jedoch aus anderen Gründen nicht zu einem Gespräch eingeladen werden (zu hohe Gehaltsvorstellungen, Überqualifizierung, etwas längere Stehzeiten, persönliche Abneigung, Teampassung etc.) sollten auch mit einer persönlicheren und passenderen Absage rechnen dürfen.

“Persönlich” heißt, dass man die Absagen öfters ändern und einzeln verschicken muss. Dies bedeutet natürlich einen erheblichen Mehraufwand, der sich jedoch sehr lohnen wird… Wieso? Eine persönlich gehaltene Absage macht einen schlanken Schuh und ist auf jeden Fall angemessen. Schließlich haben die Bewerber*innen auch einige Mühen auf sich genommen… Das bedeutet nicht, dass Sie jede Absage komplett neu schreiben müssen. Der richtige Name des Adressaten oder der Adressatin und ein persönlicher auf die konkrete Bewerbung bezogener Satz zeigen, dass man die Bewerbung gelesen hat. Der Unterschied zu den klassischen Leider-Briefen aus dem Standardordner ist gewaltig. Das Stichwort heißt auch hier Employer Branding. Und vergessen Sie nicht: Man begegnet sich immer zweimal.

(3) Inserate mit Ablaufdatum

Leider wird auf dieses Mittel kaum zurück gegriffen. Ablaufdaten auf ein Inserat (“Bewerbungen werden bis zum 10. Oktober 2017 angenommen”) geben eine zeitliche Orientierung für die Bewerber*innen. Damit steuert man das Bewerbungsaufkommen ein wenig. Klare Spielregeln vereinfachen die Sache zusätzlich. Tipp: Geben Sie in der Ausschreibung bereits ein Stichdatum A für den Einsendeschluss der Bewerbungen an und ein Stichdatum B für den Dienstbeginn. Das strukturiert Ihren Prozess und sollte das Bewerbungsaufkommen steuern, was Ihnen Ressourcen für die Absagen verschafft.

(4) Absagen mit Ermutigungen

Kleine Ermutigungen sind eine wichtige Sache. Verstecken Sie ein Kompliment in Ihrer Absage.

Beispiel: “Wir schätzen sehr, dass Sie für uns arbeiten wollen. Auch haben uns Ihre Unterlagen sehr gut gefallen. Ihre Bewerbung war aussagekräftig und konnte leicht bearbeitet werden. Dafür danken wir Ihnen. Auch, wenn wir Ihnen momentan keine passende Stelle anbieten können, finden wir Ihren Werdegang so spannend, dass wir uns eine zukünftige Zusammenarbeit vorstellen können. Wir würden uns deshalb sehr freuen, wenn wir in Kontakt bleiben könnten. Vernetzen Sie sich gerne mit uns über XING, LinkedIn oder Facebook.”

In diesem Schreiben sind weitere Dinge versteckt. Nicht nur ein Dankeschön und ein kleines Kompliment sind zu finden, sondern auch die Aufforderung sich zu vernetzen. Dies hilft sicherlich bei zukünftigen Vakanzen.

Was können Bewerber*innen tun?

(a) Vor der Bewerbung anrufen

Als Bewerber*in lohnt es sich einfach kurz anzurufen, um zu erfragen, ob die Stelle noch vakant ist. Abgesehen davon, dass Sie sehr oft eine Antwort bekommen, die weit über das normale Inserat hinaus geht, erspart es Ihnen Zeit, Geld und Mühe. Es bringt Sie sogar noch weiter, weil Sie vielleicht die eine oder andere Zusatzinfo über die Stelle bekommen und diese in Ihrer Bewerbung berücksichtigen können. “Vor”-Sicht ist hier besser als “Nach”-Sicht.

(b) Nachfassen

Es gibt ja Stimmen, die behaupten, dass es wenig bringen würde, bei einer Absage nachzufassen. Auch wenn aus Gleichbehandlungsgründen der wahre Grund für die Absage eventuell verschleiert wurde, sollte man professionell und höflich nachhaken. Ich habe beim Nachfassen drei Dinge erlebt: Erstens habe ich hin und wieder ein Feedback bekommen, das mir weiter half, auch wenn es nicht immer sehr angenehm war. Zweitens ist es für das eigene Wohlbefinden deutlich besser, aktiv mit der Absage zu arbeiten, als sie nur passiv hinzunehmen. Der dritte Grund ist, dass ich vielleicht doch noch einen Turnaround schaffe, indem ich mein Interesse noch einmal bekunde. Funktioniert wahrscheinlich selten, ist jedoch nicht unwahrscheinlich. Ich habe es als Bewerber zumindest einmal erlebt.

(c) Eine generelles Unwohlsein mit Absagen – Lernen vom Datingmarkt

Ein Phänomen aus einem anderen zwischenmenschlichen Bereich erklärt vielleicht, wieso wir uns so schwer mit Absagen tun. Gemeint ist der sogenannte Heirats- oder Datingmarkt. Insbesondere jenes Phänomen, das auf Neudeutsch  “Benching” genannt wird, ist sehr aufschlussreich. Lernt man jemanden kennen, der zwar nicht uninteressant ist, jedoch nicht die Kriterien des Traummanns oder der Traumfrau erfüllt, erteilen wir beim Benching keinen direkten Korb, sondern lassen ihn/sie ein wenig auf der “Ersatzbank” schmoren. Termine und Wiedersehen werden auf “unbestimmt” verschoben. Man hält sich die Person ein wenig “warm”. Im Recruiting nennen wir das wohl “Evidenz”. Aber wieso betreiben viele Menschen “Benching” und spielen so mit den Gefühlen des Gegenübers. Die Antwort ist so einfach, wie banal: “Viele Frauen benchen Männer, weil sie sich schwer damit tun, jemandem ihr immenses Desinteresse zu beichten. Auch wenn ihnen der Mann mittlerweile mächtig auf die Nerven fällt und seine Avancen schon lange nicht mehr schmeichelhaft, sondern anstrengend sind.” (Quelle: ze.tt “Benching ist das fieseste Datingverhalten seit Ghosting”)”

Laut Artikel in der ze.tt hofft frau durch ständiges Vertrösten und Aufschieben, dass das männliche Gegenüber das Interesse verliert. Ich kenne dies aus dem Personaldienstleistungsbereich. Die Recruiter*innen erzählen mir, dass noch keine Entscheidung gefallen ist, dass man noch brauche und dass der/die zuständige Entscheider*in sowieso auf Urlaub ist. Irgendwann rücken Sie dann mit der Sprache heraus und teilen mit, dass die Stelle bereits besetzt ist. Es geht darum Zeit zu gewinnen und möglichst “schonend abzusagen”. Das ständige Vertrösten soll dazu führen, dass Sie als Bewerber*in oder als Personaldienstleister*in das Interesse verlieren.

Beim Benching – ob im Job, bei einer Vertragsverhandlung oder im privaten Bereich – empfehlen sich zwei Dinge. (1) Hartnäckigkeit – Fragen Sie nach ohne zu nerven (2) Konfrontieren Sie Ihr Gegenüber damit, dass Sie das Gefühl haben, auf die lange Bank geschoben zu werden.

(d) Was mich nicht umbringt macht mich stärker

Daniel Mulec vertritt in seinem Blog die Meinung, dass Langzeitarbeitslosigkeit die Resilienz der Arbeitssuchenden stärken würde. Grundsätzlich finde ich diese Aussage spannend, da ich die Motivation seiner Behauptung verstehe. Kurz gesagt: Die Aussage, dass Langzeitarbeitslosigkeit und ständige Absagen mich stärken, ist in meinen Augen nicht anderes als eine Motivationsformel. Ich bemerke in der täglichen Arbeit, dass Absagen immer ein wenig wie ein Schlag in die Magengrube funktionieren – besonders dann, wenn ich sie Bewerber*innen persönlich ausrichten muss.  Viele Absagen führen sehr oft zu Desillusionierung und vielleicht sogar zu Depressionen. Die Quintessenz bei Absagen ist relativ einfach: Schlechte Nachrichten bleiben schlechte Nachrichten – und wir verkraften leider nur eine bestimmte Dosis an negativen Ereignissen. Daher bin ich nicht davon überzeugt, dass Langzeitarbeitslosigkeit zu einer stärkeren Resilienz führen muss oder automatisch führt. Wie gesagt: Es handelt sich um einen guten Motivator, der nur durch einen Perspektivenwechsel, nach dem Motto: “Was mich nicht umbringt, macht mich stärker” funktioniert. Ein funktionierendes soziales Netz sollte ebenso helfen.

(e) Nehmen Sie es nicht persönlich! Nutzen Sie Rituale

Fazit: Absagen werden als Niederlagen empfunden. Das Gefühl ist den Bewerber*innen nur schwer zu nehmen. Was Sie jedoch tun sollten ist, die Absage nicht persönlich zu nehmen, sondern als Teil des Spiels zu betrachten. Sie meinen, dass dies nicht so einfach sei: Richtig! Was ist schon einfach? Aber Sie können es trainieren, indem sie sich ein paar Rituale zurecht legen. Ich persönlich höre mir dann gerne “That’s Life” von Frank Sinatra an. Andere haben ein Schild auf der Wand neben Ihrem Schreibtisch mit der Aufschrift “Aufstehen, abputzen, Krone richten und weiter…” platziert. Für jene, die es philosophisch mögen, kann ein Blick in Marc Aurels Selbstbetrachtungen helfen: “Mein Großvater Verus gab mir ein Beispiel an Milde und Gelassenheit…”

Wie gehen Sie mit Absagen um?

Haben Sie andere Tipps und Vorschläge, wie wir mit Absagen umgehen können. Ich freue mich auf Hinweise und Kommentare.

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